Digital muntlig på Teams

Fellesadministrasjonen ved UiT anbefaler bruk av Teams til digital muntlig eksamen. Noen fagmiljø kan ha valgt andre verktøy for å avholde muntlig eksamen digitalt. Da må du som sensor forholde deg til emneleder/studieleder eller instituttadministrasjonen for nærmere informasjon. 

Denne siden gir en oversikt over hvordan sensor må forberede seg før gjennomføring av muntlig eksamen med Teams.

Skal du sette opp dine egne møter selv?  Gå hit for veiledning

• Vi understreker viktigheten av å teste oppkoblingen i forkant av møtet.
• For support i forbindelse med testing og oppsett kontakt Orakel-tjenesten. Samtlige sensorer må teste oppkoblingen med sin UiT-konto eller via lenke man mottar på epost.
• Informasjonen på disse sidene må deles med alle sensorer i god tid før eksamen.
• Du skal i god tid før eksamen få tilsendt informasjon om dagsplan og møtelenke fra studieadministrasjon eller fagansvarlig.
• Karakterer skal registreres i Wiseflow, og det er derfor viktig at du også kontrollerer at du har tilgang i god tid før eksamensdagen.
• UiT anbefaler at man installerer Teams klient i forkant av eksamen: Teams klient

 UiT ansatt: 

• For å aktivere kontoen din: Gå til https://office.com. Se UiT sin veiledning her: Logge inn i portalen
• Logg på med UiT brukernavn på formen abc123@uit.no.
• Skriv inn ditt UiT passord hvis etterspurt. Klikk på Sign in / Logg på. Mer informasjon på generelle brukerveiledninger fra UiT

Ekstern sensor:

• Du deltar normalt i møtet med UiT-bruker eller med lenke mottatt på epost
• Husk å identifisere deg med fullt navn i møtet.

Sensor uten UiT-konto: 

• Se her for info om å delta på møtet uten Microsoft Teams-konto 
• Vi anbefaler at du installerer Teams-klienten på din maskin, men du kan også delta via nettleser eller mobil. 
• Anbefalte nettleser: Microsoft Edge og Google Chrome. (Safari for Mac fungerer ikke) 
• Du skal ha mottatt møteinnkalling på din epost. Den inneholder lenke til møtet. 
• Husk å identifisere deg med fullt navn i møtet. 
• Når du kommer inn i møtet vil du måtte bli sluppet inn i møtet av arrangør 

 Kun eksterne sensorer uten UiT-bruker i kommisjonen:

• Dersom  det kun er eksterne sensorer/eksaminatorer bør det settee opp individuelle møtelenker til hver student i kommisjon, og møteinnkallingen må være åpne slik at de uten UiT-konto kan administrere møtet selv. 
• Sensorer uten UiT-brukerkonto/innlogging må også huske på å skrive inn navnet sitt. 

Test av utstyr

Når klient er installert er det viktig å teste at oppsettet fungerer. Det er påkrevd at både sensor og studenter bruker videobilde under muntlig eksamen.

• Gå hit for å gjennomføre en test av kamera og mikrofon i Teams: Mikrofon og kamera
• Du kan også ha mottatt en ekte møtelenke som skal brukes til testing. Benytt deg av denne.
• Kontakt Orakel-tjenesten på 776 44544 eller orakel@uit.no hvis du opplever problemer i forbindelse med forberedelsene og testingen.

Møtevett:

• Bruk en god mikrofon, gjerne hodetelefoner for å sikre god lyd
• Sikre at du har stabil internettilgang
• Sitt skjermet slik at du unngår forstyrrelser i nettmøtet Tenk gjerne på bakgrunnen i videobilde, forsøk å ha en ryddig / nøytral bakgrunn
• Tenk gjennom lyssettingen slik at du vises godt på kamera og ikke har baklys (f.eks vindu bak deg)

Sette opp eksamen i Teams (intranett): Arbeidsstøtte for utdanning - muntliig eksamen på Teams

Generelle brukerveiledninger for Teams: Microsoft 365: Komme i gang

Opplever du tekniske problemer på eksamensdagen kan du kontakte supporttelefon på 77620880.

Vi understreker viktigheten av å teste oppkoblingen i forkant av møtet. For støtte under testing kontakt Orakel-tjenesten. Det gjelder samtlige sensorer. Denne informasjonen må deles med alle sensorer i god tid før eksamen.

Kort beskrivelse av prosessen for sensor, gjeldende praksis kan variere noe mellom hvert fagmiljø:

• Følg møtelenke og start møtet
• Ta inn neste kandidat fra venterommet
• Flytt kandidat til venterom - gjør vurdering med medsensor
• Ta kandidat tilbake i møtet og gi karakter

1)

• Sørg for å være forberedt
• Følg møtelenken til Teams du har mottatt fra studieansvarlige for muntlig eksamen
• Logg inn i møtet i god tid før eksamen starter. Husk at også den første studenten bør ha anledning til å gå inn i venterommet i god tid før eksamen starter. Start gjerne møtet en halvtime før første kandidat. Du skal ikke hente kandidaten inn før oppsatt tidspunkt. 
• Dersom det kun er eksterne sensorer/eksaminatorer (ingen med UiT-bruker), og møtene er satt opp av en ansatt ved UiT, må sistnevnte starte møtet, slippe inn sensorene og delta i administreringen av møtet. 

2)

• Ta inn kandiat fra venterommet
• Når kandidatene kommer inn i møtet må de selv slå på mikrofon og kamera, det er påkrevd for å avlegge eksamen.
• Hvis det er bestemt at studenten skal identifisere seg, må det fremvises gyldig legitimasjon for å kunne avlegge eksamen. Denne vises på video til sensor før eksamineringen starter. (Avklar med fagmiljøet om dette er satt som krav) 

3)

• Når eksamen er ferdig anbafaler vi å avtale tid der studenten ringer tilbake til møtet.  
• Gjennomfør vurdering

4)

• Ta kandidat tilbake fra venterommet (husk at det er et avtalt tidspunkt der studenten har ringt inn på nytt) 
• Gi karakter / begrunnelse
• Avslutt møtet for kandidaten. 

Når eksamensdagen er ferdig er det viktig at man avslutter Teamsmøtet.

Retningslinjer hvis studenten:

• Ikke er i venterommet? - Gi beskjed til studieadministrativ som kan følge opp saken.
• Ikke har video eller lyd? - Gjør en vurdering om eksamen må flyttes til nytt tidspunkt. Både lyd og bilde er påkrevd for å avholde eksamen.
• Ikke har gyldig ID? - Be kandidaten hente ID. Det gis normalt ikke ekstra tid. Følg eventuelle lokale retningslinjer satt i fagmiljøet.